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                  進銷存系統有哪些主要模塊?庫管做賬表格新手必看!

                  添加時間:2020-6-10 11:29:29 點擊量:

                  各種進銷存軟件功能大同小異,即使需求量最大的又是供貨品種最多的,然而面對琳瑯滿目的進銷存系統,如何選擇一款適合自己的才是最重要的。軟件的功能要與現有規模相符才行,并不一定要追求高大上,就像穿鞋子一樣,合腳的是最好的。本文從進銷存各主要模塊分析應該具有的功能,各商家對號入座,不一定適合每個商家,不管是已經有進銷存系統的還是沒有進銷存系統的,希望能有所幫助。

                  幾年前我的一個朋友開了一家服裝店,磨盤滾打幾年來從當初的一家店發展到現在的連鎖店,規模越來越大。起初的生意只在市區,后來慢慢發展到下面的縣市區,還發展到了周圍的城市,連鎖店規模大大小小也有20多家。那幾年的服裝實體店生意很好做,不管是哪個地級市,都有一個商品城,鞋服店一家挨著一家,價格便宜質量又好,很適合老百姓消費。

                  這里不講他的生意經,而是看看他如何管理這么多店鋪的。

                  當只有一家店的時候,服裝商品的采購和銷售全部是手工記賬,只記錄要采購那些商品,銷售單客戶不要就不開了,反正是自己家生意,不需要記錄那么清楚,晚上下班的時候數一數口袋里有多少錢就行了。后來招聘了銷售員,賬就需要記清楚了,只要賣了東西就要開單子,老板不在的時候不能不開單子,晚上的時候根據銷售單核對收款。手工記賬產生的單子很容易丟失,也不方便查詢,經朋友介紹,選擇了一款進銷存軟件,開始使用軟件辦公。不得不說,使用軟件辦公這一步是非常智慧的,可能增加一些勞動,對銷售員的要求可能會更高一些,但是帶來的好處是意想不到的。這一點需要老板有超前的意識,到目前為止,很多單店鋪的老板依然覺得進銷存系統是個雞肋,一是不懂的如何操作,而是手工帳就能滿足現狀的需要,何必自找麻煩呢。有這個想法的人也就是局限于只開一家店鋪了。這種情況的單店模式,不關心庫存,不關心銷售明細,只關心花了多少錢進貨,賣了多少貨,只看結果不看過程。然而我那個朋友并沒有這樣想,因為他準備開第二家店了!

                  第二家店從選址到裝修再到鋪貨,都是輕車熟路的,很快就開業了,然而問題依然出在進銷存軟件上,由于最開始買的是單機版的銷售軟件,每個店只能管理自己店鋪的數據,無法實現數據共享。好在只有2個店,每個店把數據統計起來,做個簡單的合計就行了。至少能知道每個店的庫存、成本、銷售額。每個店的經營是獨立的,這樣做無可厚非。然而老板并不是這樣想的,因為他要連續再開三家店!一共五家店,那就不是簡單的合計了,原來的單機版很難滿足需要了。果斷更換了網絡版,五家店使用同一的服務器,每個店鋪安裝銷售終端。總庫存、每店的庫存、銷售報表等數據一目了然。可以說更換網絡版實在是明智之舉。如果說當今社會那個行業可以以一頂百,那么恐怕只有軟件這個行業可以做到了。如果沒有軟件,這么多店鋪的記賬單靠人工,即容易出錯,工作量又大。這一點在只有5個店鋪的時候不明顯,當發展到20家店鋪的時候就非常明顯了。

                  我這個朋友的成功,除了營銷經驗外,合理使用進銷存軟件輔助業務發展也是至關重要的。一個好漢三個幫,進銷存軟件功不可沒。

                  朋友的生意似乎行云流水,水到渠成,然而其中的酸甜苦辣也只有經歷過的人才知道。在進銷存軟件更新換代的過程中,可謂充斥著選擇、熬夜、數據遷移等等艱辛的過程。應該有多人的創業過程跟我這個朋友相似,但是結果可能不一樣,我身邊也有很多失敗的例子,業務發展到一定階段遇到瓶頸無法突破,被人工拖垮,不能敏銳的獲知重要數據,導致決策失誤。過于重視傳統,忽視甚至排斥新生事物。而更多的人滿足于現狀,死于安樂。

                  逆水行舟不進則退,如何選擇和正確使用進銷存系統呢?我們從商家對進銷存的需求和進銷存系統應有的功能兩個角度來介紹。

                  什么樣子的服裝店

                  才需要使用進銷存系統

                  首先,需要有一定規模,人工無法快速應對業務需要。那種人工記賬就能滿足的店鋪建議不要上系統,那樣反而會增加工作量。

                  其次,要有發展連鎖店的目標,這樣會分擔軟件系統的成本。

                  再次,你要知道使用軟件系統能給你帶來什么方便,如果找不出三個說服自己的理由,最好不要上,因為你還要接受為了達到這種方便要錄入很多數據的現實。

                  經常有人問我能不能開發進銷存軟件,我問他干什么用,有的說我要時刻知道庫存,因為我的倉庫離我比較遠,每次客人問某件商品還有沒有貨的時候,我都要去倉庫翻翻才知道。進了多貨,賣了多少,還剩多少一概不知。我說可以,但是你每天要把銷售了多少貨錄入系統,你采購了多少貨要及時入庫,她就不樂意了,還那么麻煩啊,然后就不了了之了。還有一個朋友說,我要隨時查看銷售價格,有客戶來拿貨,我要查詢上次多少錢賣給他的,我說可以,你要把每筆銷售單錄入系統,同時還要建立客戶信息,他說我沒時間弄這些啊,有時候忘了錄入,后來也不了了之了。這兩個朋友的需求很明確,只是不重視,想得到這些數據也不是太麻煩的事,進銷存系統對他們來說就可有可無,這么多年不上系統生意也照樣風生水起,也沒影響多少。

                  其實每個商家的目標不一樣,決策也不一樣,有的雄心勃勃,有的只想守住一方凈土,都無可厚非。我朋友的例子告訴我一個道理,總有一天你的對手會為你的日積月累而望塵莫及。

                  使用進銷存系統的誤區

                  使用任何軟件系統,首先要樹立一個正確的觀點,那就是制度先行,軟件輔助。千萬不要本末倒置,很多人以為軟件系統是萬能的,豈不知前后矛盾的管理制度是軟件系統最大的殺手。國內的管理軟件很難做,難做的原因不是出于技術,而是出于管理,任何一個公司只要上軟件,必然涉及到某些環節的改變,其中可能會牽扯到一些人的利益,導致軟件系統難以推行。所以那個公司上了軟件后,發現軟件不好用的時候,先想想自己的管理是不是不合理。

                  沒有一款軟件是能百分之百的適合企業的,要做到90%符合就很不錯,而通用的軟件產品只能滿足不到60%的核心需求,只有軟件定制才能達到90%以上。所以企業要想擁有適合自己的軟件系統,軟件定制是唯一的選擇。

                  進銷存系統應該具備的功能

                  如何選擇進銷存系統,使其能為我們的銷售服務,這是每個商家想做到的事情,我朋友的服裝店在選擇進銷存系統的時候,經歷了很多波折,也走了一些彎路。鞋服行業銷售模式相對成熟,業務流程比較規范,這類行業還包括床上用品等,統稱為鞋服系統。

                  朋友公司在發展過程中,選擇進銷存系統時也是一個從無到有,從外行到內行,從無知到專家的過程。我們可以簡單來梳理一下,以此共勉。

                  對商品管理的需求

                  顏色尺碼

                  商品首先要分類,根據行業特點或者用途來分類,例如上衣、外套;男裝、女裝等,這些大部分進銷存軟件都能滿足。鞋服類商品獨特的屬性是顏色和尺碼,最初在選擇進銷存軟件的時候,并沒有注意這一點,而是用規格型號來代替,沒有區分顏色和尺碼。對粗獷的銷售模式來說,這樣做是完全可以的。但是后來要跟蹤某款明星產品的時候就無能為力了,經常是知道這款鞋子有幾雙,具體顏色和尺碼不知道。

                  無論是衣服和鞋子,它的顏色尺碼管理應該是必須的,首先每種商品都設定一個均碼、均色,不關心顏色和尺碼的時候可以選擇這兩個屬性。其次設定幾種常用顏色和尺碼,也叫大眾碼。上衣和褲子,鞋子和衣服,兒童和成人,男裝和女裝顏色和尺碼又完全不一樣,為了方便管理可以設定尺碼組、顏色組來方便用戶使用。

                  先定義一下常用的顏色和尺碼

                  再定義一下尺碼組、和顏色組,一個顏色可以屬于多個顏色組,同樣一個尺碼也可以屬于多個尺碼組。

                  商品基本信息里面定義商品的顏色和尺碼,通過顏色組和尺碼組快速創建。

                  這樣一個商品有幾種顏色和幾種尺碼就確定了,各種顏色和尺碼的商品都使用相同的貨號。

                  商品價格

                  顏色和尺碼的問題解決了,如何定義商品的銷售價格呢?連鎖店的商品價格定義和單店不一樣,要求每個店鋪要有不同的定價,例如一雙鞋子在臨朐店銷售價格是280元,在昌邑店的銷售價格是260元,我們總不能為每個店鋪創建一種商品吧,這時候就需要建立一種價格體系。價格體系可以按照店鋪、地區來創建,例如臨朐店、昌邑店,或者北京、青島、濰坊,再或者華北、華東等。
                  價格體系創建好以后,在商品信息里面為該商品的每個價格類型進行設。

                  這樣就可以實現同一商品按店鋪、地區定價了。

                  也許有人會問,為什么要這樣做?每個地區的銷售價格在銷售的時候賣多少價輸入什么價就可以啊。是的,最簡單進銷存都是這樣做的,但是往往我們在銷售的時候是不允許隨便修改價格的。這一點在連鎖店鋪尤為重要,防止銷售員亂改價格。

                  對會員管理的需求

                  會員對商家來說是非常重要的,如何讓顧客成為長期會員,是每個商家都想做的事情。這就需要商家拿出留住會員的手段,制定人性化的政策或者制度。會員管理自然成為進銷存系統中的重要部分。一般的會員采用等級管理,每個等級對應一定折扣,代表不同等級會員具有不同的權益。對于忠誠度高的會員可以采用充值的方式,吸引部分資金,更好的發展業務,提高服務水平。

                  吸引會員的方式多種多樣,顧客是上帝,這不是一句空話,真要做到這一點不容易,高效的進銷存系統,有利于促進工作的開展,會員回訪制度要建立,會員喜好檔案要建立,會員生日要問候……,未來的銷售模式,可以說誰服務好會員誰就能立于不敗之地。粗獷的銷售模式已經站不住腳,服務升級必然是從會員入手。

                  服務好會員,離不開軟件的支持,首先要支持會員等級,初看只要把會員劃分等級就可以,例如普通會員(9折),銀卡會員(8折),金卡會員(7折),那么在銷售商品時按照折扣自動計算出銷售價格,例如某件衣服1000元,金卡會員銷售價格就是700元,銀卡會員價格就是800元,這樣似乎很合理。

                  但是在實際銷售中,往往要復雜的多,還可能遇到以下情況,另一件衣服普通會員不打折,銀卡會員9折,金卡會員8折;某雙鞋子所有會員統一8折,這就不能單獨為會員等級設定折扣了,而是應該設置一種折扣類型,會員等級與折扣類型綁定,折扣類型對應具體的折扣,為每種商品設定折扣類型,并設定折扣值。

                  對銷售管理的需求

                  店鋪中主要的工作是銷售,銷售離不開導購,所以每一筆銷售單都要與導購關聯,便于核算業績。在銷售過程中最頻繁工作是庫存查詢、討價還價、收款、退貨。所以這些過程的操作一定是簡便快捷,為此大部分進銷存軟件都有專門的POS端,POS端的操作可以完全使用鍵盤來完成,不使用鼠標。

                  上述工作中最重要的莫過于銷售價格的確定,前面我們講過商品銷售價格如何制定,但是那是一種正常的定價方式,在實際工作中還有一種非正常模式,那就是促銷模式,銷售過程中是否可以修改價格,一直是各連鎖店存在爭議的話題,有的說允許修改,銷售中討價還價是正常的,可以修改的話比較靈活。有的說,不能修改,那樣雖然靈活,但是容易造成銷售漏洞,容易徇私舞弊。我們趨向于第二種說法,銷售價格一旦確定不允許修改,如果確實存在特價情況,需要特殊處理,比如使用特殊權限的操作員修改價格,選擇促銷方式,修改銷售價格。

                  進銷存支持的幾種常用促銷方式如下:

                  是否可以參加促銷活動,需要根據店鋪、商品、會員類型、日期、時間段來設定,嚴格控制促銷范圍。

                  可見使用會員機制、促銷模式、特價處理可以完成整個銷售過程中對銷售價格的確定,如果再延伸一下,對應特殊價格引入工作流,采用流程審批的方式完成,例如某位顧客享受特價,他又沒有辦理會員卡,無法享受折扣,這種情況我們通常是電話向主管申請,然后最后從后臺單獨錄入銷售單據。這種模式引入流程后只需要發起申請,主管領導收到信息后只需點同意還是不同意即可,不需要再后臺補錄單據。

                  對庫存管理的需求

                  一般一個店鋪一個倉庫,也可以多個店鋪共用一個倉庫,倉庫管理主要是管好兩件事,一個是庫存數量,一個是庫存成本。要使庫存數量準確,除了及時錄入入庫、出庫單外,還需要通過盤點糾正庫存,對損益進行報單管理,時時保證賬面庫存和實際庫存一致。

                  盤點是一項繁瑣、細致的工作,傳統的盤點方式是手動盤點,然后把盤點數量輸入系統,這種盤點方式要求盤點的時候停止一切出入庫操作,當然也有進銷存系統通過特殊手段來處理,盤點的時候允許出入庫操作。先進的盤點方式是時時盤點,這個需要借助先進的手持設備---盤點機,隨著手機終端應用的發展,盤點機也不需要了,直接使用手機app進行盤點。

                  庫存成本是核算利潤的重要依據,如果你想準確核算毛利率,必須準確輸入進貨價格,庫存單價一般按照每次的進貨價格和數量進行加權平均,加權平均法是最合理的,也是最準確的。

                  庫存管理里面還需要一個重要的功能—庫存臺帳,查詢商品當前庫存和某段時間內進出庫明細,庫存臺帳的作用是可以跟蹤每一件商品的進出庫情況,必要的時候能夠查詢商品去向,結合盤點找出庫存管理漏洞。

                  對財務管理的需求

                  基本的財務管理應該包括應收款管理、應付款管理、收入管理、支出管理、利潤核算等,圍繞收入支出進行逐個環節管理,從而最終得出利潤。進一步展開,應收款的來源包括銷售單、采購退貨單、其他應收款;應付款的來源包括采購單、銷售退貨單、其他應付款;收入包括應收款、其他收入;支出包括應付款、其他支出;利潤等于收入減支出。這種模式是最直觀的最簡單的流水賬模式,很實用。

                  銷售中收款方式也是至關重要的,其中的費率問題是讓商家最頭痛的,很多進銷存軟件收款和銷售是分開的,例如傳統的銀聯的POS收款,因為銀聯不提供這樣的接口。隨著微信和支付寶的興起,很多進銷存軟件都支持微信和支付寶收款,因為微信和支付寶提供了這樣的接口,這種方式銷售和收款是連在一起的。大部分商家都喜歡這種方式,但是存在一個問題就是收款費率的問題,傳統的銀聯POS機費率最多是千分之三,而微信和支付寶收款費率固定是千分之六,日積月累這可不是小數字。那么有沒有一種折中的方式,既可以享受到銀行的低費率又可以實現微信和支付寶收款?答案是肯定的,一些銀行已經推出了這樣的業務,開放了對外的接口,可以接受微信和支付寶的付款,這方面興業銀行做的比較好。

                  使用進銷存系統的目的有兩個,第一個是記錄銷售數據;第二個就是分析銷售數據。近幾年對大數據這個詞吵得比較火熱,其實這個詞很多年前就有,只不過那時候不叫大數據,或者說數據還不夠大,只能叫做查詢分析、綜合查詢、報表系統等等。確實那幾年軟件系統剛剛興起,它們的主要使命是完成基礎數據的增刪改查,三五年時間過去了,已經沉淀了足夠的數據,統計和分析具備了先決條件。

                  進銷存系統中統計分析Y軸一般按照兩個維度,一是銷售量,二是銷售額;X軸一般是銷售員、商品單品、店鋪;時間周期通常為日、周、月、季、年,對比方式一般同比和環比;表現形式一般為餅狀圖、柱狀圖、曲線圖。如下圖,以月度為例,各種維度的統計圖:

                  以上足以統計店鋪的銷售情況,要進一步分析庫存和商品,還需要引入更多的統計方式,例如滯銷率、動銷率等等。

                  進銷存系統如何幫助我們提升業績

                  隨時知道那件商品暢銷,有經驗的老板通過眼光可以看出來,但是銷售員和店長不能定能看出來,要靠數據說話。

                  隨時知道誰的銷售業績好,該獎勵獎勵留住好員工,淘汰業績差的

                  隨時知道消費趨勢,淡旺季,及時知道異常趨勢,監控和驗證常規數據,及時捕捉新趨勢。

                  用系統完成我們的策劃活動,及時跟蹤數據庫,例如監控促銷活動的參與情況,監控會員返積分活動等等,及時調整策略,彌補漏洞。

                  及時發現問題及時更正,不要等到不可收拾的時候再去改,悔之晚矣。

                  遠景的延伸

                  互聯網的發展對各行業沖擊很大,既是挑戰也是機遇,無論是哪個行業,都在更新換代,機會是均等的,而勇于接受新事物,并為之而改變的才能成為贏家。安于現狀的,必然死于安樂。面對改革大潮,思變而不是改行。工業有1.0,2.0,3.0 ,4.0,鞋服行業也要有4.0。借助進銷存軟件完成大數據分析,提高服務和用戶體驗完成超越。

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